¡Hagamos un experimento comunitario de organización personal!

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¡Hoy tenemos una cita con la ciencia!

Te propongo formar parte de un experimento que hasta ahora era imposible de imaginar y que podría traernos conclusiones muy interesantes sobre la organización personal.

Te confesaré que llevo un montón de tiempo queriendo proponeros esto, pero que nunca creí que llegásemos al punto en el que fuese posible hacerlo realidad.

¿Qué vamos a hacer?

Siendo breve: la intención es cartografiar la organización y la productividad personal.

Lo sé parece un poco complicado pero no te preocupes, lo vamos a hacer de una manera muy simple y será definitivamente muy interesante ver lo que puede salir de aquí.

¿Cómo lo vamos a hacer?

Para conseguir hacer un mapa de la organización personal, vamos a hacer lo siguiente:

    1. Recoger datos

    Escribe a continuación las 5 primeras palabras que asocies, sin pensar mucho, a la organización personal. No puedo darte ejemplos de cosas relacionadas con el tema para no condicionar el experimento pero valen 5 cualesquiera, mientras estén relacionadas con la organización personal.

    (Nota: Cuando hayas introducido las 5 palabras no olvides pulsar el botón un poco más abajo para que se guarden en la base de datos)
     

    2. Analizarlos

    Ahora esperamos por los resultados. Cuando haya suficientes respuestas, crearé un mapa de palabras conectadas con una red similar a la de imagen de arriba que analizaré después con detalle para extraer las conclusiones principales. Entre otras cosas podremos ver los temas más recurrentes, los conceptos que asocia la gente a la organización personal y la aparición de grupos de personas con una visión similar de la organización.

    3. Reducir la espera

    Si estás impaciente como yo por empezar a ver resultados y quieres contribuir a que lleguemos más rápido al número de gente necesario para empezar a sacar conclusiones siempre puedes compartir este artículo a través de las redes sociales:


Un pequeño avance

También tengo que confesaros que juego con un poco de ventaja. Y es que si estoy tan emocionado a la vez que intrigado es en parte porque, antes de lanzar el experimento en el blog, he hecho ya una pequeña muestra entre amigos y conocidos.

En pocas respuestas, los resultados ya han sido inesperados. Mucho de lo que me esperaba no figura y mucho de lo que figura, no me lo esperaba; pero nada es concluyente hasta que no hayamos reunido suficientes respuestas como para poder sacar conclusiones con seguridad. Estoy deseando traeros los resultados aunque para eso necesitamos cuanto antes que le llegue el formulario a más gente para poder tener materia prima con la que trabajar.

Por cierto, ¿alguien se anima a hacer quinielas? ¿Te atreves a intentar predecir lo que va a pasar?


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Tecnicas de Organizacion
De Iago Fraga en Técnicas de Organización

Las cosas son lo que tú permites que sean: sé proactivo

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La gente productiva no lo es porque haya nacido así. Productivo no naces, te haces. Y una de las bases fundamentales para ser productivo es tener constantemente una actitud proactiva.

Ser proactivo es, simplemente, implicarte y, cuando convenga, resolver por ti mismo los problemas que te atañen intentando solucionarlos de forma claramente activa sin esperar a que otros lo hagan por ti, aunque al principio no sepas muy bien cómo abordarlos.

La proactividad se basa sobre todo en creer que tu implicación puede marcar la diferencia en vez de la actitud tradicional, que es creer constantemente que la responsabilidad es de otros o que no tienes la capacidad de resolverlo.

Claro que, si ser proactivo fuese una trivialidad, lo seríamos todos. ¿Por qué no lo somos entonces? Abre bien los ojos porque esta lista contiene las claves para tirar abajo ciertas barreras que nos impiden ser proactivos y por lo tanto, nos hacen perder día a día eficiencia y productividad.

1. Deja atrás las convicciones sin justificar

Como decía: productivo no naces, te haces. Y como consecuencia la mayoría de las rutinas que seguimos fueron pensadas hace demasiado tiempo. De absolutamente todo lo que haces y lo que hay a tu alrededor siempre exitirá una versión mejor. En vez de conservar eternamente tus rutinas, duda de ellas. Exígete una explicación y aprende a criticarte (y a valorar críticas externas). Dudar de tus métodos es el primer paso para implementar otros mejores.

2. Pasivo por desconocimiento

Un novato suele aceptar el funcionamiento de su empresa sin cuestionarlo incluso cuando no está de acuerdo (“en roma haz como los romanos”). Pero esta actitud no tiene justificación en realidad. Es verdad que si intentas introducir cambios en un ambiente que desconoces, lo más probable es que tus cambios fracasen. Hasta aquí de acuerdo, pero si algo no funciona a tu alrededor y no conoces muy bien la situación, lo que no puedes hacer es desistir. Lo que debes hacer es informarte.

El desconocimiento genera pasividad e improductividad. No todo lo que hay en una empresa está pensado, así que empieza por preguntar a todo el mundo por qué eso se hace así y cuando tengas el conocimiento suficiente para introducir un cambio: apuesta por tu idea.

3. Lo que no haces por miedo

Vale, a lo mejor prefieres no cambiar nada porque tienes miedo de lo que pueda pasar. Trabajas con un proveedor mediocre pero seguro y tienes miedo a cambiar a otro aunque parezca mejor. Es lógico que tengas miedo a dar el salto, pero lo que no es lógico es que menosprecies el riesgo de quedarte como estás. No ser proactivo es un riesgo, las ideas, las organizaciones, las rutinas no funcionan para siempre. ¿Quieres un ejemplo?

Puente de Tacoma Narrows, (Estados Unidos). Construyeron un puente como habían hecho miles de veces antes. El resultado (avanza hasta el minuto 3:16):

4. Lo que no haces porque no es inmediato

Otro factor que frena la proactividad es que parece que toda solución que consuma más en cinco minutos no nos vale. Tenemos una tendencia increíble a abandonar ideas por no poder probarlas inmediatamente. Pero eso contrasta con la cantidad de horas que desperdiciamos a diario cuando ni siquiera tenemos buenas opciones de en qué gastar el tiempo libre. La respuesta está en el artículo de la semana pasada: recurre a las propuestas, una lista de ideas para las que si tienes tiempo te pueden a la vez divertir y hacer avanzar.

5. Lo que no haces porque no te toca a ti

Trabajando en grupo se crean grandes vacíos de responsabilidad. En una misma ciudad si algo no es culpa de nadie lo es del Ayuntamiento. ¿Es ese un modelo válido? Si lo que prima es que tú no tengas que hacerte cargo de algo, entonces sí, ten toda la paciencia del mundo. Si por el contrario quieres que la ciudad (y por lo tanto tu día a día) mejore, hay cosas para las que no puedes limitarte a esperar.

 

Ya sabes, tu proactividad pasa por tirar abajo estos obstáculos e implicarte activamente en lo que consideres que vale la pena mejorar. No olvides que puedes contribuir al artículo con tu opinión en un comentario y considera también compartir el artículo en las redes sociales para que, si te ha gustado, el mensaje llegue como a ti, a muchos más.

Fotografía original de Lucas Löffler

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Tecnicas de Organizacion
De Iago Fraga en Técnicas de Organización ©

6 claves para no saturar tus listas de tareas nunca más

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Uno de los factores que más aborrece de listas de tareas la gente que las usa, es sin duda la tendencia que tenemos a saturarlas.

No está muy claro el por qué, pero lo cierto es que siempre entra más de lo que sale. Esto no sólo te frustra, sino que además deriva en dos problemas aún más graves:

  • Te hace perder la confianza en la lista, dado que hay demasiadas y al anotar una muy importante temes perderla de vista. Cada vez tienes más ganas de saltártela o reiniciarla.
  • Estarás en constante deuda de tiempo ya que para vaciar la lista te sorprenderás a ti mismo más de una vez utilizando tiempo libre el fin de semana para quitar cosas.

1. Una lista de tareas no es el lugar para organizarte

Existe una gran diferencia entre un sistema de organización y una lista de tareas. El primero es capaz de procesar absolutamente toda la información, ideas, proyectos, estrategias, objetivos, etc. que necesites, una lista de tareas tan sólo es una lista y tan sólo admite tareas. Para que la lista funcione no metas en ella nada que no sea una tarea.

2. Las tareas de la lista responden a un criterio

Cada lista debe contener un único tipo de cosas. Es preferible crear varias listas a mezclar todo en una. Así podemos tener una idea de lo que contienen antes de leer el primer elemento y podemos saber si estamos en disposición o no de hacer ese tipo antes de empezar.

3. Crea una y sólo una lista principal

Necesitas una lista de tareas principal que verificarás cada día rigurosamente. Una lista de tareas te permite apuntar elementos que harás y liberar espacio en tu mente, pero esto podría resultarte imposible si cuando tienes una tarea verdaderamente importante, no dispones de una lista a la que estés seguro de volver antes de que sea demasiado tarde. Sin embargo, no es bueno ni pertinente tener más de una de este tipo porque necesitas habituarte a consultarla a diario (pero si puedes poner notas que indiquen lo que tienes que hacer o tienes apuntado en otros sitios).

4. Una tarea es una acción simple

Otra necesidad para que tus tareas no se apilen es que sean siempre acciones simples. A poder ser, describe cada tarea con un verbo y detalla hasta un nivel donde tengas claro cómo la llevarás a cabo. No apuntes nunca tareas demasiado extensas ni complejas como “Remodelar la casa” (porque tiene demasiadas etapas intermedias) ni aparentemente simples si no lo son para ti como “hacer una tortilla” porque…

5. No incluyas tareas condicionadas

Si no sabes preparar una tortilla, lo primero es aprender. El problema de apuntar cosas como estas es que, al no ser algo directo, cuando mires tu lista de tareas pensarás “ésta aún no puedo, siguiente” pero la tarea quedará ahí, volverás otro día y el problema seguirá sin resolver porque la tarea está mal formulada. Así que como norma general no apuntes tareas bloqueadas, sino el cómo desbloquearlas.

6. La gran clave: las propuestas

Esto ha supuesto una auténtica revolución para mí en los últimos años. Una vez que has aplicado todos los criterios anteriores aún queda un grupo de elementos que NO son tareas y esto es lo que yo llamo propuestas.

A diferencia de las tareas, las propuestas no son cosas que tengas la obligación de hacer, sino cosas que en caso de poder hacerlas te harán avanzar. Ejemplo de propuestas son cosas como mirar si te compensa cambiar de compañía de teléfono o arreglar unos zapatos nuevos.

Las propuestas debemos apartarlas y ponerlas en una lista separada. Como no son tareas no estás obligado a mantener la lista vacía, puedes acumularlas porque son buenas ideas, pero a ninguna idea le daremos prioridad si siempre hay otras mejores (lo cual optimiza una vez más nuestra productividad).

Separando propuestas de tareas, no sólo consigues que no se saturen tus listas de tareas, sino que además respetarás tus tareas como obligatorias (porque serán pocas y factibles) y al mismo tiempo siempre que tengas tiempo libre, tendrás una lista con ideas muy buenas entre las que seleccionar.

Concluyendo

A la salida de este artículo mi recomendación sería que decidas qué lista será tu principal (tu agenda, por ejemplo) y que crees un archivo en tu ordenador de propuestas vacío por el momento. Pero cuando detectes que en tu lista de tareas hay algún elemento que sea en realidad una propuesta descártalo ahí sin miedo.

Como siempre, el blog es totalmente tuyo para comentar, participar y opinar. ¿Te resuelve esto el problema de las listas interminables de tareas?


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