Lo que pasa cuando pierdes de vista tus objetivos

olvidar-objetivos

Llego a casa como cualquier día, dejo las llaves y enciendo el ordenador (mi centro de organización).

Abro mi lista de tareas y ya empiezan los problemas. Desde la parte baja de la lista me atacan los compromisos que con tan buena intención me puse este domingo para hoy. Como buen optimista, todo eso me llevaría 8 horas.

Pero por si fuera poco, 3 tareas a mayores me indican que ayer andaba también un poco desmotivado y el sobre encima de la mesa me recuerda que tampoco fui al banco el lunes, creo que porque llovía mucho o algo así.

Pero sinceramente hoy no tengo ganas. Vengo con un cansancio interno que no me permite hacer nada más. Es esa pesadumbre recurrente que hace que de un bufido lento, que me frote la cara con una mano mientras frunzo el ceño y piense con toda determinación: “No…, en serio. ¿Pero por qué tengo yo que hacer todo esto?”

Y ya me entran las dudas de que esto funcione, y aunque admito tener pocas ganas, no me corto un pelo al decidir. Considero al pedazo de ingenuo que escribió esta lista el domingo un “motivao de la vida” y un idiota. Ya sé que fui yo, pero claramente estaba idiotizado porque esta lista es imposible y por mucho que los días tengan 24 horas no me voy a pasar la vida haciendo basurillas de estas todo el día, ¿o no?

Así que me voy al Twitter de cabeza, que 5 minutos tampoco me van a cambiar la vida. Pero allí hay más “motivaos de la vida”, porque además, es que me he ido encargando paulatinamente de seguirlos a todos. Y empieza la lluvia de citas. Una tras otra. Desde Descartes hasta Churchill me encuentro de todo:

- “Dos cosas contribuyen a avanzar: ir más deprisa que los otros e ir por el buen camino” (Descartes)
- “Soy optimista. No parece muy útil ser otra cosa” (Churchill)

Pero por muy bonitas que suenen yo no tengo ni idea de qué hacer con eso y a mí todas me acaban sonando a: “El secreto está en la masa (Telepizza)”. ¡¿De qué me sirve a mí eso?!

Así que reboto. Apago el ordenador y me voy. Adiós muy buenas al día. Al yo del domingo que le aguante otro, que yo no pienso hacer todo eso que además no aporta nada. Y aborta ya este planning que es imposible con tanto acumulado. Total, ¿qué más dará?

En el pasillo

Mientras cruzo el pasillo me voy cabreado. Cabreado porque el planning no era perfecto, aunque empiezo a admitir que hago siempre uno orientativo porque es lo correcto. Cabreado también pienso que si el martes dejé tanto trabajo fue porque no tuve en cuenta que hoy me tocaría más. Y lo mismo por el lunes, cuando un poco de lluvia bastó como excusa para no ir al banco.

Inevitablemente pienso en el domingo otra vez más. ¿Por qué me impuse todo esto para la semana? Ni siquiera lo recordaba: porque tengo objetivos. Y de repente invertí el razonamiento. Vital para hacer el viaje que tanto me apetece, era ir al banco. E importante para conseguir metas no menos pequeñas, son las tareas que se encuentran en mi ordenador.

Visto así, sabiendo lo que quiero, no soy ningún esclavo de mis dictámenes domingueros. Al contrario, soy el empleado de mis deseos y lo único que hice mal es haber olvidado por qué trabajo.

Veo la puerta del salón y ya no entro. Admito que no tengo el sistema perfecto y que voy a organizarme 100 veces mal antes de hacerlo 1 vez perfecto. Pero por el salón no pasa mi camino. Vuelvo a mi bandeja de entrada y escribo “nunca más hacer balances parciales perdiendo de vista mis objetivos” y “adaptar un poco mejor lo que programo para la semana”.

Voy a confiar en que esas notas en mi bandeja eviten que esta situación se repita. Una vez más, si no existe solución perfecta, que sea con la solución que pueda. Voy a confiar en mi planning del domingo, e intentaré hacer frente a la situación antes de volver a dudar de mi criterio o de tirar la toalla.

Sólo así, cuando llegue el próximo domingo, podré decir con toda seguridad que no da igual. Y que minuto a minuto, conservando mis objetivos presentes, he marcado la diferencia.

Qué opinas, ¿alguna vez has dejado que un pequeño traspiés en el sistema te hiciese ser aún más anti-productivo?


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Tecnicas de Organizacion
De Iago Fraga en Técnicas de Organización ©

Cómo coordinar tus objetivos: La diferencia entre planificar y programar tareas

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Productividad, no es ni más ni menos que el conjunto de conceptos que te permiten alcanzar tus objetivos de la manera más eficaz posible. Como seres humanos perseguimos más de un objetivo, y a todos ellos debemos dedicarles tiempo, atención y recursos para sacarlos adelante.

Pero he aquí el problema, no podemos hacerlos de uno en uno. Por ejemplo, en condiciones normales, no podemos parar de trabajar para aprender inglés intensivamente, o no podemos coger el hábito de hacer deporte en 1 semana (se necesita la constancia de varias).

Coordinar objetivos y sus acciones

Como estamos obligados a convivir con varios objetivos, necesitaremos coordinar sus exigencias. No podemos trabajar en el mismo momento en 2 frentes distintos ni podemos reservarle a cada objetivo más tiempo por separado del que disponemos si sumamos todos los objetivos juntos.

Pues bien, aquí viene la artillería. Para que 2 o más proyectos puedan ocupar tu cabeza tienes que saber coordinar bien cuando llevarás a cabo las acciones de cada proyecto.

Esta coordinación se consigue gracias a primero la planificación y luego la programación.

La planificación

Planificar (= plan, ~estrategia). Sirve para determinar en una semana la cantidad de horas que le atribuyes a cada proyecto. Planificar es hacer una lista, y en esa lista figurará cada proyecto y el número de horas que le reservas para esa semana (Instrumento musical: 8h, Libre: 16h, Deporte: 4h).

La planificación sirve para:

  • Decidir cuánto tiempo dedicamos a cada proyecto
  • Saber cuándo una semana es imposible, antes de que pase
  • Abrir un nuevo proyecto cuando podamos prever disponer de tiempo
  • Saber cuándo un proyecto no va a avanzar (si planificas 0 horas para él)

La planificación no dice qué acciones concretas harás en ese tiempo, sino que indica el tiempo que cada proyecto necesita. La planificación tiene en cuenta el tiempo disponible (¡que varía cada semana!), y te permite ajustar en cada objetivo en función del tiempo del que dispongas.

Una buena planificación te quita mucha presión. Para empezar, todos tenemos demasiados deseos, pero sólo disponemos de un número limitado de horas. Esta vista te hace ser realista: hay que elegir.

Algunas conclusiones rápidas

  • Lo que no haces, o no tienes tiempo para ello o está fuera del plan porque hay algo más importante antes. Y recuerda, lo prioritario es lo importante, aquí tienes explicada la diferencia si dudas entre ambas. En tal caso no es culpa tuya que no avance ese proyecto, simplemente es imposible (¡así que deja de sentirte mal si no puedes con todo!).
  • Una semana no tiene 7×24 horas disponibles, ya que usas unas 8 en dormir y unas 40 o más en trabajar y transportes. Algunas semans tienes más tiempo disponible que otras.
  • Resérvate tiempo libre. Si no lo haces acabarás rebelándote una y otra vez e ignorando tu planificación. Recuerda que todo día debe tener 2 elementos imprescindibles.

La programación

Programación (= programa, ~ruta a seguir). Programar es adjudicar a tus planes, el momento exacto en que harás cada cosa. En tu plan, habías atribuido a cada proyecto un número de horas diferente. “Programar la semana” es traducir esas necesidades en un programa (un horario) que te diga en qué proyecto trabajas cada día.

Programar la semana sirve para:

  • Saber en cada momento qué te corresponde hacer y por lo tanto poder concentrarte sin preocuparte por el resto.
  • Poder dedicar a cada proyecto su lista de tareas, lo cual te evita tener una gran lista con muchas tareas que no es el momento de hacer o no dispones de los medios.
  • Poder usar inteligentemente tu tiempo libre. Porque si hay un concierto en la semana de exámenes finales y te lo puedes permitir, ¡debería ser anticonstitucional que no te organices bien!

Antes de programar a lo loco, igual que con la planificación, debes mirar los compromisos que ya tenías. No programes nada encima de una cita al dentista porque ese tiempo ya está ocupado. Sin embargo, antes o después de la cita, será el mejor momento para programar tareas que se deban hacer cerca.

Algunas conclusiones rápidas

  • Si programas el 100% de tu tiempo disponible, tienes 0 margen de error para imprevistos, no te pases de estricto y asume que dispones de menos tiempo del que pensabas.
  • Si no sigues tu programa puede que seas un poco más flexible, pero desafiando a tu programa no sólo deberás recuperar el tiempo usado en otra cosa, sino que vas a tener que gastar tiempo en reorganizar (a menos, claro está, que hagas menos cosas = menos productivo).

¿Y no es mejor la planificación natural?

Lo que hemos hecho toda la vida (organizarnos como podemos) funciona a veces sí, y a veces no. Eres totalmente libre de organizarte como prefieras pero hagas como lo hagas, todos planificamos y programamos de alguna manera, sólo que si lo haces con consciencia, ahora tendrás tú el control.

Si tu próximo plan falla, es importante ser capaz de reconocer de cuál de las dos etapas vino el error. Y cuando recibas tareas, deberías evitar la tentación de programarlas cuanto antes. Esperar hasta el domingo (o cuando sea que hagas tu programa) por si hubiese tareas más importantes o te apareciese una cita.

¿Qué opinas? ¿Te da miedo todo esto o crees que te puede facilitar el día a día? Estaré encantado como siempre de discutir con vosotros en los comentarios.

Fotografía original de Barry Haynes

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Desarrolla el hábito de volver a tu agenda

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Son las 11 de la mañana y tu jefe te encarga una tarea de suma importancia. Tienes una semana cargada a más no poder pero eso tendrás que hacerlo. Pase lo que pase, esa tarea no te la puedes saltar así que la apuntas en tu agenda (o lista de tareas), la marcas como extra-urgente y optas por acabar lo que estabas haciendo para evitar dejarlo a medias.

¿Es correcto lo que acabas de hacer?

Lo que nos acaba por desorganizar

Lo que acabas de hacer es correcto o no dependiendo de la relación que tengas tú con tu agenda, ni más ni menos. Hay agendas que son cementerios de tareas y la tuya lo es o no en función de la frecuencia con la que la visites.
 

Da igual lo perfecto y eficaz que sea tu sistema de organización si no vuelves a él sistemáticamente al acabar cada tarea

 

Una agenda (o el sistema de organización que tengas) debe de ser única y contener todas tus tareas. Sobre esto trataba el primer artículo de este blog, ¡porque es algo fundamental!

Además, para que esa agenda sea eficaz y no veas tus obligaciones cuando es ya demasiado tarde debes volver a ella constantemente. ¿Con qué frecuencia? Siempre que acabes una tarea.

Para estar seguro además, deberás no empezar ninguna tarea si para cuando estimas que la habrás acabado ya será demasiado tarde para empezar cualquier otra tarea con fecha límite y acabarla a tiempo. Si esto te parece muy enrevesado échale un vistazo a mis recomendaciones para tratar con tareas urgentes.

Resumiendo un poco esto: para poder delegarle con tranquilidad tareas de cierta urgencia a tu agenda, deberías desarrollar el hábito de volver a tu agenda sistemáticamente al acabar cada tarea.

Esto no sólo se aprende, se entrena

¿Tienes agenda? ¿Te organizas con ella? Los que no uséis agenda, podéis utilizar para este reto vuestra lista de tareas, Evernote o similares.

Vamos a “jueguificar” una situación a la que quiero que te acostumbres.

  • Duración del juego: 1 semana (empieza desde que lees el artículo)
  • Objetivo: Conseguir el máximo número de puntos

Cómo ganar 1 punto

Podrás apuntarte 1 punto cuando vuelvas a tu agenda (o equivalente, pero siempre al mismo sitio) tras haber completado una tarea que habías leído previamente de la agenda. Es decir la única secuencia que te hará ganar un punto es la siguiente:

  1. Ir a la agenda para escoger una tarea
  2. Completar esa tarea
  3. Volver inmediatamente a la agenda y apuntarte un punto

Está prohibido

Como el objetivo del juego es el de habituarte a volver sistemáticamente a tu cento de organización (en este caso, tu agenda) no podrás apuntarte un punto si:

  • no habías leído la tarea de la agenda previamente (eso te obligará a elegir de entre las que tengas anotadas en vez de hacer 1 que recuerdas)
  • no vuelves a la agenda inmediatamente tras completar la tarea (cuidado con interrupciones banales)
  • haces varias tareas de golpe (sólo vale: hacer tarea, escoger siguiente de agenda, hacer tarea, etc.)

¿Aceptas el juego?

Este reto me parece divertido porque pensamos que está chupado (“facilísimo” para los que me leéis desde América Latina). Pero incluso yo, que ya me he medido 2 veces este año con este sistema os aseguro que me resulta difícil sacar puntuaciones decentes (entorno a 30-35).

Es muy raro sumar una serie de más de 4 puntos seguidos, si lo probáis ya descubriréis por qué. Sólo os anticipo que cuando llevéis 3 horas de juego vuestra idea original de “Bah, esto es facilísimo. Voy a hacer más de 50 puntos” se cambiará por “Hombre, si me llaman por teléfono y contesto, ¿eso no cuenta como interrupción, no?”.

Además, si llevas una racha genial el martes, te pueden pasar cosas tan maravillosas como olvidarte de que estabas jugando. Eso nos pasa a menudo con la agenda y, ¿a que ahí ya no es tan divertido dejar de jugar?

De todas formas, aunque no consigas normalmente hacer más de una tarea puntuando, este juego tiene la gracia de que te anima a volver a la agenda para sumar el punto siguiente constantemente. Conclusión: ganes o pierdas, te entrenas.

Un último dato para provocarte: Si sumas menos de 14 puntos en la semana, quiere decir que visitas menos de 2 veces al día tu agenda para decidir qué tarea es la más urgente para hacer. Lo cual implica que la situación del jefe por la que empecé el artículo podría perfectamente ser la tuya. Que, ¿juegas?

Para preguntas sobre las reglas o para comentar tus puntuaciones y complicaciones, responderé a todo como siempre en los comentarios. ¡Buena suerte a los que empecéis el reto!


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